Organizar eventos requer muita responsabilidade e pode ser uma tarefa desafiadora, mas com um bom planejamento e organização é possível realizar eventos melhores e bem sucedidos.
Se olharmos para todas as etapas de um evento, podemos compará-lo a uma empresa com seus setores bem definidos. Um evento aliás tem a sua maior diferença de uma empresa em sua essência pelo fato principal de ter um momento para “fechar as portas”. Fora isso, administração, marketing, vendas, gestão financeira, controle de processos, enfim, todas as áreas e habilidades para se gerir no mundo corporativo.
Como um pequeno guia inicial, aqui vão algumas etapas importantes a serem consideradas para garantir que tudo corra bem e com eficiência.
Defina os objetivos do evento: antes de começar a planejar seu evento, você deve definir os objetivos que deseja alcançar. Isso ajudará a orientar todas as decisões relacionadas e garantir que as decisões busquem um lugar para chegar. Quando falamos no evento bem sucedido, precisamos definir antes de tudo, o que é sucesso para o evento, não é mesmo? Lucro desejado, número de participantes, alcance nas redes sociais, parcerias firmadas, produção científica, enfim, muitos podem ser os indicadores que definirão se o seu evento alcançou algum sucesso.
Escolha uma data e local: A escolha de uma data e local para o seu evento é fundamental para sua viabilidade. É importante escolher uma data que não conflite com outros eventos importantes ou feriados, e um local que obviamente esteja disponível para os dias de montagem, do evento em si e da desmontagem do mesmo, além de atender às necessidades do evento em termos de espaço, capacidade e infraestrutura.
Defina seu público-alvo: entender o público-alvo é fundamental para criar uma experiência personalizada que atenda às suas necessidades e expectativas. É importante identificar a faixa etária, interesses e características do público para que atividades e atrações possam ser planejadas de acordo com os perfis delimitados.
Planejamento do evento: Com base nos objetivos, público-alvo e recursos disponíveis, é hora de planejar as atividades e atrações do evento. Isso pode incluir palestras, seminários, apresentações culturais e outras opções.
Selecionando um Fornecedor: Para garantir que todas as suas necessidades de eventos sejam atendidas, é importante escolher fornecedores confiáveis e com experiência em eventos. Isso inclui desde a empresa organizadora do evento, do próprio local até fornecedores de som e iluminação, catering, decoração e muito mais.
Promova o seu evento: Antes até de iniciar a promoção, é importante avaliar se o perfil do mesmo é um evento aberto como simpósios, feiras ou shows artísticos, ou evento fechado como aqueles que exigem convite ou convocação. A partir daí, a promoção é um passo crucial para o sucesso do seu evento. É importante definir uma estratégia de marketing para promover a campanha junto do público-alvo, utilizando canais de comunicação adequados, como redes sociais, e-mail marketing, etc.
Gerenciando o evento: em todas as fases pré, trans e pós evento, é importante ter uma equipe de gerenciamento para garantir que tudo corra bem e com eficiência. Isso inclui coordenar atividades, resolver problemas e lidar com situações imprevistas.
Avalie o evento: utilizando-se da mentalidade “data base”, a leitura e análise de dados precede melhorias em inúmeras atividades. Portanto, após o evento, é importante avaliar seu desempenho para identificar pontos fortes e áreas de melhoria. Isso ajudará a planejar os próximos eventos e melhorar as experiências futuras.
Organizar um evento pode ser uma tarefa complexa, mas planejar, organizar e ter uma equipe dedicada pode ajudá-lo a criar um evento de sucesso que atenda às expectativas de seu público-alvo e atinja seus objetivos tornando-se referência nesse segmento tão desejado nos tempos da experiência do usuário.
Bons eventos e….. Sucesso!
